Comment organiser un séminaire ?
Préparer et dérouler un séminaire est un projet qui ne s’improvise pas. Il doit répondre à plusieurs contraintes partagées en plusieurs phases. Pour savoir comment organiser un séminaire, prenez connaissance du présent guide.
Plan de l'article
Organiser un séminaire : planifier
La phase de planification ou de préparation du séminaire est celle qui détermine toute sa réussite. En général, elle se déroule en deux étapes.
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La première est celle qui consiste à définir l’objectif de la rencontre. Il peut s’agir par exemple de l’accueil des nouveaux employés. Dans le cas d’espèce, un séminaire d’intégration est organisé.
Le but de cet événement peut être aussi une récompense de l’ensemble du personnel. Le cas échéant, un séminaire de motivation est pensé. Dans tous les cas, l’objectif permettra de connaître le profil des participants et par extension le budget à consacrer.
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Pour connaître de façon précise le montant à verser, il est néanmoins important d’aborder la deuxième étape. Consacrée à la prévision, elle permet de connaître la date, le lieu et le nombre de participants à l’événement.
À cela, il faut ajouter d’autres détails comme la restauration, la logistique, les activités, etc. Toutes les étapes de la prévision, à découvrir ici notamment, sont parfaitement programmées et exécutées par les agences.
Organiser un séminaire : le suivi
Lorsque vous arrivez à planifier l’activité convenablement, la phase de suivi ne pose aucun problème. Elle se déroule pendant l’organisation. Vous allez vous assurer que la liste des activités programmées durant tout le séjour soit minutieusement respectée. Le suivi revient également à contrôler la présence de vos convives, surtout des plus importants.
Au-delà d’un travail de contrôle, vous devez être dans la gestion. C’est la raison pour laquelle vous devez, par une approche humaine, vous devez vous assurer que toutes les personnes présentes sont satisfaites. Vous devez aussi gérer l’ensemble du matériel déployé pour la réussite du programme.
En réalité, si vous n’avez pas une équipe dévouée, l’organisation de votre séminaire peut se solder par un échec. C’est la raison pour laquelle il est conseillé de confier toute la charge du travail à une agence spécialisée dans le domaine.
La phase d’évaluation : meilleure capitalisation pour le futur
L’évaluation est la phase qui permet de mieux apprendre pour organiser les prochains séminaires. En fonction des conclusions tirées de votre rencontre, vous capitalisez.
En réalité, cette phase se déroule de manière très simple. Vous devez poser des questions aux participants pour connaître leur niveau de satisfaction. Un formulaire papier ou électronique est utilisé à cet effet. En fonction des réponses, vous améliorerez vos prochains programmes. Bien entendu, vous pouvez déléguer la phase de collecte de données à une agence.
